成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處,這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部,在電腦的桌面 上,在“檔案總管”中,也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率,當許多人面臨這個問題時,認為硬碟空間又不夠 了,電腦效能又不跟不上了,需要再換一臺新的電腦了。事實上,我們真正需要的是坐下來,好好花時間將電腦里的檔案真正管理起來,會為自己日后省下更多的時間。

檔案管理的真諦在於方便儲存和迅速提取,所有的檔 案將透過資料夾分類被很好地組織起來,放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理,從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立,我們 都要按照自己的工作和生活需要,分為大大小小、多個層級的資料夾,建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾,都要規範化地命名,並放入最合適的資 料夾中。這樣,當我們需要什麼檔案時,就知道到哪里去尋找。這種方法,對於相當數量的人來說,並不是一件輕鬆的事,因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫 無頭緒地尋找檔案。下面,我們將幫你制訂一套分類管理的原則,並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧,這些技巧並不是教條,可能 並不適合你,但無論如何你必須要有自己的規則,並堅持下來,形成習慣。

第一招 發揮我的文件的作用
有 很多理由讓我們好好地利用“我的文件”,它能方便地在桌面上、開始功能表、檔案總管、儲存/開啟視窗中找到,有利于我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們 可以利用“我的文件”中已有的內容表,也可以建立自己的內容表,將經常需要存取的檔案存儲在這里。至於“我的文件”存儲在C槽,在重裝系統時可能會誤移除 的問題,可以在非系統建立一個內容表,然後右擊桌面上的 “我的文件”,選擇“內容”。在彈出的“我的文件內容”視窗中,按一下目的資料夾下的“移動”按鈕,然后在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重裝系統后 再次執行以上操作,再重新指向此資料夾即可,即安全又便捷。

小提示
如果你使用Windows 2000/XP,則移動“我的文件”資料夾時,其下的所有檔案會自動移過去,但如果你使用Windows 9x,則需要手工將C:My Documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中,否則可能會丟失資料。


第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資 料夾是檔案管理系統的骨架,對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構,需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的 工作和生活有所不同,接受的資訊也會有很大差異,因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如,有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別 建立資料夾;而很多老師,就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名字可用相同字母首碼的檔案來命名,同類的檔案最 好存儲在同一內容表,如圖片內容表用image,多媒體內容表用media,文件用doc等等,簡潔易懂,一目了然,而且方便用一個軟體開啟。這樣,當我 們想要找到一個檔案時,能立刻想到它可能儲存的地方。


第三招 控制資料夾與檔案的數目
資料夾 里的數目不應當過多,一個資料夾里面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案,瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便檢視了。這種 情況下,就得考慮存檔、移除一些檔案,或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面,如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案,也建 議將此資料夾合併到其他資料夾中。

第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增 多,級數越多,檢索和瀏覽的效率就會越低,建議整個結構最好控制在二、三級。另外,級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別,級別就越高,比如 負責多媒體欄目的編輯,那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾,老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾,也應當是一級資料夾。資料夾的數目,資 料夾里檔案的數目以及資料夾的層級,往往不能兩全,我們只能找一個最佳的結合點。

第五招 檔案和資料夾的命名
為 檔案和資料夾取一個好名字至關重要,但什麼是好名字,卻沒有固定的含義,以最短的詞句描述此資料夾類別和作用,能讓你自己不需要開啟就能記起檔案的大概內 容,能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則,這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時,肯定不會像往常一樣隨便輸入 幾個字那樣輕鬆,但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時,相信你會堅持不懈地執行下去。
另外,從排序的角度上來說,我們常用的資料夾或 檔案在起名時,可以加一些特殊的標示符,讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說,要存取次數多得多時,筆者就會在此名字前加上一 個“1”或“★”,這可以使這些檔案
和資料夾排列在同內容表下所有檔案的最前面,而相對次要但也經常存取的,就可以加上“2”或“★★”,以此類 推。

此外,檔案名要力求簡短,雖然Windows已經支援長檔案名了,但長檔案名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。


第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起,如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一 塊,那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案,備份該備份的,移除不需要的,是一個良好的習慣。以老師為例,教授課程的教案與資料,本使 用的頻率會非常小,所以應當專門將到存放后另一個級別較低的資料夾中,甚至於燒錄到光碟中。而並本學期的一些文檔,因為要經常存取,最好放置在“我的文 檔”中以方便時時存取。對於老師來說,一個學期就是一個週期,過一個週期,就相應地處理本週期的資料夾。對於其他行業的人來說,也有不同的週期,我們要依 自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。

第七招 發揮捷徑的便利
如果我們經常要快 速存取檔案或資料夾,那可以右擊選擇“建立捷徑”,再將生成的捷徑放置到你經常停留的地方。當然,當檔案和資料夾不再需要經常存取時,你需要及時將捷徑移 除,以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結 構、規範化地命名、週期性地歸檔,這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率,節省我們已經很有限的時間。如果你現在就開始,那請首 先拿出一張紙,明瞭你的資訊類別,明確準備建立的資料夾個數與位置,還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然后按此規則將電腦中已經存在的大量 資訊進行移動、更名、移除等操作,而且要在以后操作中克服自己的
陋習。

也許開頭會很難,也許規則會很繁瑣,但相信過不了多久,你 就已經習慣于看到井井有條的檔案與資料夾,並享受高效管理帶來的快樂了

 

 

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  • EVO
  • Custom makes all things easy~~加油哦
  • 滿懷感謝的路人
  • 您好~

    謝謝您的分享!!

  • DDC
  • 受益!
    感謝!

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